Политика оператора в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет позицию и действия ООО «ОРБИТСОФТ СОЛЮШЕНС», ОГРН 1186196042394 (далее — Оператор) по обработке и защите персональных данных.

1.2. Оператор оказывает сервис речевой аналитики «OrbitAI» ©, включая обработку аудиозаписей телефонных разговоров, получаемых от клиентов — юридических лиц, интегрированных через API или CRM-системы (например, amoCRM, Битрикс24, etc.). Оператор также предоставляет расширение «OrbitAI Суфлёр» для браузера Google Chrome, которое во время онлайн-встречи распознаёт речь участников и показывает пользователю подсказки (раздел 8).

1.3. Настоящая Политика применяется ко всей информации, получаемой и обрабатываемой Оператором в рамках предоставления услуг, включая:

  • аудиозаписи звонков и их транскрипции;
  • метаданные звонков (дата, длительность, телефоны и др.);
  • данные пользователей (менеджеров) и клиентов клиентов;
  • звук онлайн-встреч, их транскрипции и сведения о встречах, получаемые через Расширение.

2. Основные понятия

  • Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определяемому физическому лицу (в т.ч. голос, телефон, ФИО, e‑mail, идентификаторы в CRM).
  • Оператор — ООО «ОРБИТСОФТ СОЛЮШЕНС», ОГРН 1186196042394, самостоятельно определяющее цели и способы обработки персональных данных.
  • Обработка — любое действие с персональными данными: сбор, запись, хранение, извлечение, передача, удаление и пр.
  • Клиент — юридическое лицо, использующее платформу Оператора для анализа звонков и встреч.
  • Платформа — веб-интерфейс и API-сервисы, предоставляемые Оператором.
  • Расширение — расширение «OrbitAI Суфлёр» для браузера Google Chrome, которое работает на страницах сервисов онлайн-встреч (Яндекс Телемост, Контур.Толк) и передаёт звук встречи в сервис Оператора.
  • Субъект персональных данных — физическое лицо, чьи данные обрабатываются: клиент клиента (абонент), менеджер, сотрудник, участник онлайн-встречи.

3. Принципы обработки персональных данных

Оператор при обработке персональных данных руководствуется следующими принципами:

  • законности и справедливости обработки;
  • ограничения обработки достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
  • недопущения объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в несовместимых целях;
  • соответствия содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
  • достоверности персональных данных, их достаточности и, при необходимости, актуальности;
  • хранения персональных данных не дольше срока, необходимого для достижения целей обработки;
  • обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.

4. Цели и основания обработки

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

  • транскрибации и анализа аудиозаписей телефонных разговоров;
  • предоставления отчётов клиенту о соблюдении стандартов продаж;
  • улучшения качества обслуживания клиентов клиента;
  • выявления трендов и ошибок в речевых взаимодействиях;
  • предоставления интерфейса для управления, поиска и хранения звонков;
  • распознавания речи и показа подсказок пользователю Расширения во время онлайн-встречи.

4.2. Основаниями для обработки являются:

  • заключённые договоры с клиентами;
  • согласие субъектов персональных данных (если требуется);
  • исполнение законодательства РФ.

5. Категории обрабатываемых данных

Оператор может обрабатывать следующие категории персональных данных:

От клиентов клиентов (абонентов):

  • голосовые данные (аудиозапись);
  • транскрипция речи;
  • номер телефона, дата и время звонка;
  • предполагаемое имя, указанные в CRM.

От менеджеров (пользователей клиента):

  • ФИО, должность;
  • логин, e‑mail, ID в CRM;
  • голос, транскрипция;
  • внутренняя аналитика действий в системе.

От пользователей Расширения и участников онлайн-встреч (подробнее — раздел 8):

  • звук встречи — речь пользователя и его собеседников;
  • транскрипция речи;
  • имена участников встречи;
  • токен входа в сервис Оператора, адрес электронной почты учётной записи пользователя.

6. Порядок и условия обработки

6.1. Обработка осуществляется с соблюдением требований законодательства РФ и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

6.2. Обработка осуществляется автоматизированным способом с использованием вычислительной техники, а также без использования средств автоматизации.

6.3. В случаях, предусмотренных законодательством, персональные данные могут обрабатываться без согласия субъекта.

7. Сбор, хранение и передача данных

7.1. Данные передаются в систему Оператора через:

  • интеграцию с CRM-системами;
  • web­hook от телефонии (например, Asterisk/FreePBX);
  • загрузку аудио/данных вручную клиентом;
  • Расширение — во время онлайн-встречи (раздел 8).

7.2. Все данные хранятся в облачной инфраструктуре, размещённой на защищённых серверах (Яндекс Cloud), доступ к которым ограничен авторизованными сотрудниками по принципу минимальной необходимости.

7.3. Срок хранения определяется договором с клиентом. По истечении срока данные удаляются или обезличиваются.

8. Обработка данных в расширении «OrbitAI Суфлёр» для браузера

8.1. Расширением пользуются сотрудники (менеджеры) клиентов Оператора. Работа с Расширением возможна только после входа в учётную запись сервиса Оператора.

8.2. Через Расширение обрабатываются данные:

  • пользователей Расширения;
  • собеседников пользователя — участников онлайн-встречи, которые сами Расширением не пользуются, но чей голос и имя доступны на встрече.

8.3. Состав данных:

  • звук встречи с обеих сторон — речь пользователя и его собеседников;
  • транскрипция речи участников встречи;
  • имена участников встречи, которые показывает сервис онлайн-встреч;
  • токен входа в сервис Оператора;
  • адрес электронной почты учётной записи пользователя.

8.4. Цель обработки — распознать речь участников встречи и показывать пользователю подсказки во время встречи.

8.5. Расширение работает только на страницах сервисов онлайн-встреч (Яндекс Телемост, Контур.Толк) и на сайте сервиса Оператора. Доступа к другим сайтам и вкладкам браузера у Расширения нет.

8.6. Данные передаются по защищённому соединению (HTTPS) на серверы Оператора.

8.7. Данные сессий хранятся 60 дней, после чего удаляются. Сведения о текущей сессии Расширение держит в памяти браузера до его закрытия.

9. Трансграничная передача персональных данных

9.1. В случае передачи персональных данных за пределы Российской Федерации, Оператор обеспечивает наличие достаточного уровня защиты прав субъектов персональных данных в стране-получателе.

9.2. Трансграничная передача осуществляется только при наличии письменного согласия субъекта персональных данных либо на основании международного договора РФ.

10. Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

  • получать информацию о своих персональных данных и об их обработке;
  • требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных;
  • отозвать согласие на обработку персональных данных;
  • обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных;
  • потребовать ограничение обработки или переносимость персональных данных (если применимо).

Оператор оказывает содействие клиенту в обеспечении прав субъектов, если он выступает в роли обработчика по поручению.

11. Меры по обеспечению безопасности

11.1. Оператор реализует следующие меры безопасности:

  • шифрование данных при передаче и хранении (HTTPS, TLS, AES);
  • контроль доступа (ролевые модели, логирование действий);
  • антивирусная защита и защита от DDoS;
  • регулярный аудит информационной безопасности и резервное копирование;
  • оценка вреда субъектам и предотвращение потенциальных угроз.

11.2. Все сотрудники проходят обучение по работе с персональными данными и подписывают NDA.

12. Ответственность

12.1. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Заключительные положения

13.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная версия публикуется по адресам: https://orbitai.ru/docs.html, https://orbitsoft.com/ru/docs.html

13.2. По вопросам, связанным с обработкой персональных данных, можно обратиться по адресу электронной почты: contact@orbitai.ru, contact@orbitsoft.com