Договор на речевую аналитику: условия письменно, документы для бухгалтерии

Чем рискуют условия на словах

Речевая аналитика работает с записями разговоров, а значит, с чувствительными данными компании и её клиентов. Решение о подключении обычно принимает руководитель отдела продаж или колл-центра, но последствия разделяют юристы, служба безопасности и бухгалтерия.

Устные договорённости с менеджером поставщика удобны на старте и бесполезны при споре. Если сроки ответа поддержки, порядок хранения записей или правила неразглашения нигде не записаны, их нельзя предъявить. Сменился контакт у поставщика — и договорённости ушли вместе с ним.

Вторая сторона вопроса — учёт. Бухгалтерии нужен документ за каждый оплаченный период, иначе платёж остаётся без подтверждения.

Поэтому, прежде чем подписывать договор на речевую аналитику, полезно разделить два вопроса:

• какие условия уже опубликованы в оферте и приложениях;
• что фиксируется письменно под ваш проект — до того, как в систему попадут записи.

Какие документы опубликованы до подписания

Основные условия работы с OrbitAI не нужно запрашивать у менеджера — они лежат на странице документов сайта. Прочитать их можно до первой встречи, а юрист получает текст сразу, без ожидания проекта договора.

Публичный текст удобен тем, что его можно сравнить с предложениями других поставщиков пункт за пунктом. Срок ответа поддержки и срок неразглашения в этих документах не зависят от того, кто из менеджеров вёл переговоры.

Оферта определяет и порядок обмена юридически значимыми документами: через сайт и по электронной почте, с электронной подписью.

Что фиксируется письменно до старта

Опубликованные документы описывают общие правила. Всё, что касается данных конкретной компании, OrbitAI фиксирует отдельно: состав данных, сроки хранения и удаление записываются письменно до старта.

Это ответ на главный вопрос службы безопасности: что именно передаётся, сколько хранится и когда удаляется. Условия по безопасности фиксируются в договоре под конкретный проект.

Остальные вопросы защиты данных — серверы в России, обработка по 152-ФЗ, доступ по ролям — разобраны в статье «Оператор персональных данных в реестре РКН: как OrbitAI обрабатывает записи по 152-ФЗ».

Документы для бухгалтерии: акты и ЭДО

По каждому оплаченному периоду OrbitAI оформляет закрывающие документы — акты, так что у каждого оплаченного периода есть свой документ.

Обмен документами, включая закрывающие, идёт через ЭДО. Это значит, что акт не нужно распечатывать, подписывать и пересылать бумажной почтой: он приходит через систему электронного документооборота.

Для финансового директора это решает две задачи:

• каждый платёж подтверждён документом за конкретный период;
• при обмене через ЭДО документы проще найти при сверке.

Связь оплаты с фактическим объёмом видна и в самом тарифе: в него входит отчёт по использованным минутам на анализ и расшифровку. Подробнее о том, из чего складывается стоимость, — в статье о цене речевой аналитики.

Как проверить договор на речевую аналитику

Перед подписанием договора на речевую аналитику с любым поставщиком стоит пройти по короткому списку. Каждый пункт — это вопрос, на который должен быть письменный ответ.

• Опубликованы ли оферта и приложения, или условия существуют только в переписке?
• Какой срок ответа техподдержки записан в документах и на какой период действует поддержка?
• Есть ли соглашение о конфиденциальности и сколько действует неразглашение после окончания договора?
• Где зафиксированы состав данных, сроки хранения записей и порядок удаления?
• Какие документы получает бухгалтерия и за какой период?
• Поддерживает ли поставщик обмен через ЭДО?

Если на часть вопросов ответ звучит как «договоримся по ходу», это сигнал запросить формулировку письменно до старта.

С кем вы заключаете договор и как это проверить — в статье «Проверка поставщика речевой аналитики: вы работаете с ООО, а не с частным лицом».

Частые вопросы

Можно ли прочитать условия OrbitAI до встречи с менеджером?

Да. Публичная оферта и приложения к ней — «Тарифные опции», «Регламент технической поддержки» и «Соглашение о конфиденциальности» — опубликованы на странице документов сайта.

Какие закрывающие документы получает бухгалтерия?

Акты по каждому оплаченному периоду. Обмен документами, включая закрывающие, идёт через ЭДО.

Как быстро отвечает техподдержка?

По регламенту технической поддержки ответ приходит в течение суток с момента обращения. Поддержка действует весь срок действия лицензии.

Сколько действует обязательство о неразглашении?

Весь срок соглашения и 3 года после его завершения — так записано в соглашении о конфиденциальности.