Оператор персональных данных в реестре РКН: как OrbitAI обрабатывает записи по 152-ФЗ

Записи разговоров — это персональные данные ваших клиентов

В записи звонка, как правило, есть имя клиента, его номер телефона, а нередко и подробности заказа или обращения. В расшифровке те же сведения превращаются в текст, по которому можно искать. Всё это — персональные данные, и обращаться с ними нужно по 152-ФЗ.

Компания, которая записывает разговоры с клиентами, сама работает с этими данными. Когда она передаёт записи сервису речевой аналитики, по общему правилу закона она остаётся ответственной перед своими клиентами за то, что с данными происходит у подрядчика.

Поэтому вопрос «кто и на каком основании обрабатывает наши записи» — не формальность для юриста. Если у поставщика нет понятного статуса, договора и порядка удаления, обработка становится серой: данные ушли, а что с ними будет дальше, проверить нечем.

Что значит статус оператора персональных данных

Оператор персональных данных — это организация, которая обрабатывает персональные данные и отвечает за то, как она это делает. Роскомнадзор ведёт публичный реестр операторов: запись в нём показывает, что компания официально заявила о такой обработке.

У OrbitAI этот статус подтверждён так:

• ООО «Орбитсофт Солюшенс» — оператор персональных данных в реестре Роскомнадзора, №61-25-046061;
• обработка персональных данных идёт по 152-ФЗ;
• на сайте опубликована Политика оператора в отношении обработки персональных данных;
• записи, расшифровки и результаты разбора хранятся на серверах в России — в одном правовом контуре.

Для компании-клиента это значит, что записи попадают к поставщику, который работает с персональными данными открыто: его статус виден в государственном реестре, а правила обработки опубликованы. Как устроены хранение, шифрование и доступы, подробно описано на странице «Безопасность данных в речевой аналитике».

Как проверить OrbitAI в реестре Роскомнадзора

Статус оператора не нужно принимать на слово — реестр открытый. Проверка простая:

1. Откройте реестр операторов персональных данных на сайте pd.rkn.gov.ru.
2. Найдите запись по регистрационному номеру №61-25-046061.
3. Сверьте название оператора — ООО «Орбитсофт Солюшенс» — с тем, что указано в договоре и в реквизитах.

Реквизиты компании опубликованы на странице «Реквизиты», там же есть ссылка на запись в реестре Роскомнадзора.

Кто за что отвечает: вы и OrbitAI

Обработка записей идёт на основании договора с клиентом как с другим оператором. В договоре разграничены роли и ответственность сторон, поэтому заранее понятно, кто за что отвечает.

Ограничение полей из CRM — практичный способ не передавать лишнего. Если для разбора разговора достаточно, например, этапа сделки и ответственного менеджера, остальные поля карточки можно не отдавать.

О том, как предупреждать клиента о записи и где нужно его согласие, — в статье «ИИ-суфлёр и закон: запись звонков, персональные данные и согласие клиента».

Удаление данных по обращению

Ваш клиент вправе потребовать удалить его данные, например, отозвав согласие. Если записи с его голосом и номером уже лежат у поставщика аналитики, выполнить такую просьбу можно только вместе с поставщиком.

В OrbitAI данные конкретного человека можно удалить по обращению.

Отдельно оговаривается конец работы. Порядок возврата и удаления данных при расторжении фиксируется заранее, а не обсуждается в момент, когда договор уже закрывается.

Что запросить у поставщика

Прежде чем передавать записи разговоров любому сервису, попросите у поставщика:

• регистрационный номер в реестре операторов персональных данных — и проверьте его сами;
• опубликованную политику обработки персональных данных;
• договор, в котором разграничены роли и ответственность сторон;
• порядок удаления данных конкретного человека по обращению;
• порядок возврата и удаления данных при расторжении;
• возможность ограничить поля, которые передаются из CRM.

Если поставщик не может назвать номер в реестре или показать порядок удаления, это повод уточнить, на каком основании он обрабатывает данные, до того как первые записи уйдут на разбор.

Частые вопросы

Где найти регистрационный номер OrbitAI в реестре Роскомнадзора?

Номер — №61-25-046061, он указан на сайте и проверяется публично на pd.rkn.gov.ru. Оператор — ООО «Орбитсофт Солюшенс».

Кто должен предупредить клиента, что разговор записывается?

Владелец линии, то есть компания, которая ведёт разговоры с клиентами. OrbitAI помогает формализовать формулировку уведомления.

Можно ли удалить записи одного клиента по его просьбе?

Да. Данные конкретного человека в OrbitAI можно удалить по обращению.

Обязательно ли передавать в OrbitAI все поля из CRM?

Нет. Объём передаваемых из CRM полей ограничивается на этапе настройки.